Polityka prywatności

1. Kto jest administratorem

Administratorem danych jest RUCH P.S.A. z siedzibą w Warszawie, ul. Ustrzycka 6, KRS 0001226860, NIP 5223365540. W sprawach danych osobowych napisz na kontakt@ruch.coffee.

2. Jakie dane przetwarzamy

• Numer telefonu — potwierdzony kodem z SMS-a. Jest Twoim kontem: wydajemy na niego kartę, przypisujemy do niego zamówienia i po nim odnajdujemy Cię przy kasie.
• Kod karty — identyfikator nadany przez nas, zapisany w kodzie QR karty.
• Historia karty — pojedyncze pieczątki i nagrody: data, lokal, rodzaj zdarzenia. Dzięki niej stan karty zawsze da się rozliczyć.
• Imię i adres e-mail — przy karcie opcjonalne, przy zamówieniu wymagane. Imię widzi obsługa przy kasie i woła je przy odbiorze; pojawia się też w wiadomościach i na karcie w portfelu. Na adres e-mail wysyłamy potwierdzenia zamówień i link do odzyskania karty, a oferty — tylko jeśli się na nie zgodzisz. Jeśli masz kartę, imię i adres podane przy zamówieniu zapisujemy przy niej, żeby nie trzeba było ich wpisywać ponownie.
• Zamówienia — lokal, produkty, uwagi do zamówienia, godzina odbioru, kwota, stan zamówienia i płatności.
• Dane techniczne — adres IP i podstawowe dane żądań (logi, limity SMS-ów i prób), a jeśli dodasz kartę do Apple Wallet — techniczny identyfikator urządzenia potrzebny do aktualizacji karty.
• Statystyki — pseudonimowe zdarzenia w serwisie (np. „wydano kartę”, „złożono zamówienie”, odsłona strony), bez danych pozwalających wprost Cię zidentyfikować.

Nie zbieramy daty urodzenia ani adresu zamieszkania. Numeru karty płatniczej nie widzimy — wpisujesz go bezpośrednio u operatora płatności.

3. Po co i na jakiej podstawie

• Karta lojalnościowa — pieczątki, nagrody, karta w portfelu, odzyskanie karty (art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy, czyli regulaminu).
• Zamówienia z wyprzedzeniem — przyjęcie, przygotowanie i wydanie zamówienia, płatność, zwroty, potwierdzenie e-mailem (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
• Reklamacje, księgowość i podatki — rozpatrzenie reklamacji i przechowywanie dokumentów sprzedaży (art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązek prawny).
• Oferty e-mailem — tylko na adres z Twoją zgodą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda, którą możesz wycofać w każdej chwili, bez wpływu na kartę).
• Bezpieczeństwo — limity SMS-ów i prób, logi, wykrywanie nadużyć, obrona przed roszczeniami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz prawnie uzasadniony interes).
• Statystyki — zrozumienie, jak działają karta, zamawianie i strona ruch.coffee, żeby je poprawiać (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

4. Komu przekazujemy dane

• GoPOS — system kasowy w naszych lokalach. Zna Twój numer telefonu, kod karty, imię i Twoje zamówienia, żeby kasa rozpoznała Cię przy skanowaniu albo po numerze, a obsługa przygotowała zamówienie. Adres e-mail trafia do GoPOS tylko wtedy, gdy przy zamówieniu z wyprzedzeniem prosisz o e-paragon.
• Stripe — obsługa płatności za zamówienia. Dane karty płatniczej trafiają bezpośrednio do Stripe; w zakresie zapobiegania oszustwom Stripe jest odrębnym administratorem.
• Google Cloud — hosting serwisu i bazy danych, w centrum danych w Warszawie.
• Twilio — wysyłka SMS-a z kodem weryfikacyjnym.
• Resend — wysyłka e-maili (potwierdzenia zamówień, powitanie, odzyskanie karty).
• PostHog — statystyki serwisu, serwery w UE.
• Apple albo Google — jeśli dodasz kartę do Apple Wallet lub Portfela Google, dane karty (kod, imię, stan pieczątek) trafiają do portfela na zasadach jego dostawcy, który jest wtedy odrębnym administratorem. Tak samo przy płatności przez Apple Pay albo Google Pay.

Nie sprzedajemy danych i nie udostępniamy ich nikomu poza powyższymi.

5. Przekazywanie poza EOG

Serwis i baza danych działają w UE. Twilio, Stripe, Resend oraz — jeśli korzystasz z portfela albo Apple Pay / Google Pay — Apple lub Google mogą przetwarzać dane także w USA; odbywa się to na podstawie decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony (Data Privacy Framework) lub standardowych klauzul umownych.

6. Jak długo przechowujemy

• Kartę i jej historię — dopóki należysz do programu.
• Zamówienia i ich płatności — 5 lat od końca roku, w którym złożono zamówienie, bo tyle wymagają przepisy podatkowe. Po usunięciu karty zostają bez powiązania z nią.
• Po usunięciu karty usuwamy Twoje dane z naszej bazy i anonimizujemy klienta w systemie kasowym. Jeśli e-mail na Twój adres nie dotarł albo został zgłoszony jako spam, sam adres zostaje na naszej liście blokad, także po usunięciu karty, żebyśmy już nigdy do niego nie pisali. Kopie zapasowe bazy są nadpisywane najpóźniej w ciągu 30 dni.
• Dane potrzebne do obrony przed roszczeniami (np. rozpatrzoną reklamację) możemy zachować do upływu okresu przedawnienia.
• Dziennik działań obsługi przy Twojej karcie i wiadomości wysłane do Ciebie ręcznie — do 24 miesięcy.
• Logi techniczne (wysyłka SMS-ów i aktualizacji portfela, kolejka wysyłki e-maili, próby płatności kartą przy ladzie, zgłoszenia kasy) — do 90 dni. Po tym czasie z kolejki e-maili zostaje tylko informacja, że do Twojej karty wysłaliśmy już e-mail powitalny — bez adresu i treści — żeby nie wysłać go drugi raz.
• Logi serwera (adres IP, adres strony, czas żądania) — do 30 dni. Numer telefonu i adres e-mail są w nich tylko skrócone (np. trzy ostatnie cyfry). Kod karty może w nich zostać do 30 dni po jej usunięciu, już z nikim niepowiązany.
• Dane limitów i sesje obsługi — do 30 dni.

7. Twoje prawa

Masz prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym uzasadnionym interesie oraz wycofania zgody w każdej chwili (bez wpływu na wcześniejsze przetwarzanie). Zgodę na oferty wycofasz sam: linkiem „Wypisz się” w e-mailu z ofertą albo przyciskiem na stronie swojej karty. W pozostałych sprawach wystarczy e-mail na kontakt@ruch.coffee — odpowiadamy najpóźniej w ciągu miesiąca. Możesz też wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (uodo.gov.pl).

8. Dobrowolność i decyzje automatyczne

Podanie numeru telefonu jest dobrowolne, ale bez niego nie wydamy karty ani nie przyjmiemy zamówienia; bez imienia i adresu e-mail nie przyjmiemy zamówienia. Zgoda na oferty jest w pełni opcjonalna. Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne; pieczątki i nagrody naliczają się automatycznie według regulaminu, a każdą korektę możesz zareklamować u człowieka.

9. Pliki cookie i pamięć przeglądarki

Nie używamy cookies reklamowych ani śledzących, a statystyki działają bez nich. Zapisujemy w przeglądarce tylko to, czego serwis potrzebuje do działania:

• potwierdzenie numeru telefonu — przez 7 dni, żeby nie wpisywać kodu przy każdej wizycie;
• ostatnio użyty numer przy zamówieniach — przez rok, żeby od razu wysłać kod;
• ostatnio wybrany lokal — dopóki nie wybierzesz innego;
• koszyk — do zamknięcia karty przeglądarki, a bieżące zamówienie — do jego zakończenia.

Na stronie płatności Stripe zapisuje własne pliki cookie, potrzebne do bezpiecznej płatności i zapobiegania oszustwom.

10. Zmiany polityki

O istotnych zmianach tej polityki poinformujemy w serwisie, a posiadaczy podanego adresu e-mail — także e-mailem. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod ruch.coffee/prywatnosc.

Nasze lokale

Ruch Dobra 53 · Ruch Zbawiciela 2